Przede wszystkim pomyśl o spotkaniu w kategoriach projektu, który ma swój początek i koniec, cel i określony budżet. Taka perspektywa znacznie ułatwia organizację nie tylko konferencji czy spotkania, ale każdego przedsięwzięcia, które jest ograniczone środkami i terminem. Dla wszystkich project managerów nieocenioną pomocą stała się cyfryzacja: nowoczesne usługi powodują, że organizowanie stało się znacznie prostsze i - przede wszystkim - szybsze, niż 30 lat temu.
Najpierw przygotuj przejrzysty plan wydarzenia. Powinna się w nim zawierać planowana liczba uczestników, data i godziny spotkania. Jednym z najważniejszych elementów jest szczegółowe rozpisanie budżetu, jaki chcemy przeznaczyć na wydarzenie: ile planujemy przeznaczyć na wynajem sali, ile na catering, ile na dodatkowe usługi. Te wszystkie informacje będą dla nas podstawą podczas szukania i porównywania ofert.
Zaplanuj poszczególne punkty wydarzenia i zastanów się, co będzie niezbędne do zrealizowania każdego z wymienionych etapów. Warto tu uwzględnić nie tylko kwestie techniczne, jak sprzęt, ale także merytoryczne, jak np. opracowanie prezentacji multimedialnej.
Mając komplet informacji możesz rozpocząć wyszukiwanie odpowiedniej sali szkoleniowej lub konferencyjnej. W tym celu warto wykorzystać tematyczne portale rezerwacyjne. Na polskim rynku jest to Spotello - ogólnopolska platforma wynajmu sal, dostępna pod adresem www.spotello.pl.
Dlaczego właśnie tam? Mając możliwość porównania wielu sal w jednym miejscu możesz wybrać ofertę, która będzie najbardziej dopasowana do planowanego przez ciebie przedsięwzięcia. Ponadto internetowy marketplace jest również atrakcyjnym miejscem sprzedaży swoich usług dla niewielkich firm, które nie posiadają dużych środków na reklamę i w zwykłych wyszukiwarkach internetowych wyświetlają się na odległych pozycjach lub w ogóle. Oznacza to, że na tematycznej platformie możesz znaleźć więcej ciekawych ofert i jednocześnie zaoszczędzisz dużo czasu, który spędziłbyś na przeklikiwaniu niezliczonych stron internetowych.
Przykładowo, jeśli interesują Cię sale szkoleniowe w Poznaniu, wystarczy zaznaczyć miasto i typ sali w odpowiednich polach, a następnie podać liczbę uczestników i termin spotkania. Portal pokaże w wynikach tylko te sale szkoleniowe, które spełniają kryteria wyszukiwania. W precyzyjnym wyborze sal pomagają również zaawansowane filtry - dzięki nim masz pewność, że twoja sala będzie klimatyzowana, wyposażona w rzutnik i pozbawiona barier architektonicznych, uniemożliwiających dostęp osobom z niepełnosprawnością. Po wyszukaniu odpowiedniego pomieszczenia platforma oferuje możliwość szybkiej rezerwacji online bez konieczności pisania maili lub wykonywania telefonów.
